Офисный документооборот

 

Управление документами 

Функциональные возможности:

  • Создание новых документов
  • Регистрация документов
    • Учет входящих документов, в том числе создание карточек входящих документов путем сканирования входящего бумажного документа
    • Учет исходящих документов
    • Учет внутренних документов различного назначения
    • Учет договоров и организационно-распорядительных документов
  • Редактирование существующих документов
  • Присоединение файлов, имеющих отношение к регистрируемому документу на различных стадиях его жизненного цикла
  • Создание заданий и их рассылка исполнителям
  • Исполнение назначенных заданий
  • Контроль исполнения заданий другими пользователями
  • Поиск документов в приложении
  • Построение отчетов
  • Участие в согласовании документов:
    • подписание документа
    • согласование документа (без корректировки его текста) с подписанием атрибутов карточки и основного файла

Возможности пользователя по работе с документами зависят от его роли, определяемой по отношению к любому документу (например, сотрудник может читать документы в папке своего отдела и не может в папках других отделов).

Возможности и преимущества:

  • Обеспечение контроля деятельности, повышение исполнительской дисциплины
  • Сокращение сроков обработки документов, прохождения бизнес-процессов и выполнения заданий
  • Сокращение затрат на копирование, печать, доставку и хранение
  • Снижение операционных ошибок
  • История согласования документа
  • Исключение утери документов (доступ к отсканированным оригиналам документов)
   

Управление совещаниями

Организация совещаний, фиксирование результатов и контроль исполнения решений совещаний.

Основные функции:

  • Интеграция с календарем MS Outlook
  • Автоматическое формирование и рассылка файла повестки, протокола и отчета по результатам совещания
  • Рассылка заданий с возможностью контроля исполнения

Оценка эффективности проводимых совещаний за счет отчетов, содержащих статистические показатели по проведенным совещаниям, посещаемости и исполнению решений.

Дополнительные возможности
:

  • Отражение результатов совещаний с отметкой присутствия участников.
  • Автоматическое формирование протокола совещания с возможностью согласования
  • Автоматическое формирование заданий по решениям, принятым на совещании
  • Контроль исполнения решений совещаний
  • Автоматический сбор отчетов по завершенным заданиям, выданным по решениям совещания
  • Список невыполненных заданий по совещаниям с указанием ответственных лиц
   
 

Электронная цифровая подпись (ЭЦП)

Модуль интеграции с «Диадок», для обмена любыми неформализованными документами (договоры, акты и т.д.) с клиентами, поставщиками и партнерами из системы Docsvision, используя ЭЦП.

 Возможности решения:

  • Создание и отправка  контрагентам исходящих документов DocsVision  через «Диадок». Отправка готовых либо создание новых документов из файла файловой системы или со сканера
  • Подписание в Docsvision отправляемого документа с помощью ЭЦП, выданной для работы с «Диадок»
  • Получение в Docsvision ответной подписи контрагента
  • Получение в Docsvision входящих документов от контрагентов через систему Диадок и их регистрация в Docsvision
  • Установка запрошенной контрагентом ответной подписи входящего документа и ее отправка контрагенту из Docsvision
  • Ввод отказа от запрошенной контрагентом ответной подписи с указанием причины отказа и его отправка контрагенту из Docsvision
  • Поиск в Docsvision документов по различным реквизитам и их группировка по статусам («Подписан», «Отправлен» и др.)
   
   

Docsvision 4.5 Топ-Менеджер для iPad и Windows планшетов

Мобильное рабочее место топ-менеджера компании в системе электронного документооборота на iPad.

Ключевые преимущества:

  • Реализация типовых сценариев работы топ-менеджера предприятия, включая работу с помощником:
    • работа с поручениями
    • контроль выданных поручений
    • согласование документов
    • работа с документами, внесение пометок
  • Простой, удобный и современный интерфейс программы, позволяющий работать на сенсорном экране iPad
  • Работа с программой в автономном (офф-лайн) режиме с последующей синхронизацией данных в момент связи с сервером
  • Возможность настройки интерфейса под предпочтения пользователя
  • Интеграция со встроенным календарем iPad
   

Менеджер для Outlook

Мобильное рабочее место менеджера предприятия в системе электронного документооборота внутри приложения Microsoft Outlook.

Приложение является надстройкой над Microsoft Outlook и обеспечивает работу с заданиями Docsvision таким же способом, как и в Outlook. Работа с программой в автономном режиме с последующей синхронизацией данных в моменты связи с сервером. Возможность просматривать карточки Docsvision прямо в папках Outlook при онлайн работе.

Реализованные бизнес-сценарии работы

  • Выполнение всех действий с заданиями Docsvision, включая исполнение, согласование и создание новых заданий
  • Просмотр и изменение приложенных файлов
  • Доступ к карточкам Docsvision после соответствующей настройки папок
   

Шлюз к :Предприятие 8.X

Интеграция Docsvision c системой 1С:Предприятие версий 8.X.

Типовые сценарии использования шлюза:

  • Синхронизация справочников Docsvision и 1С (например, справочников контрагентов)
  • Мониторинг в 1С документов Заказ поставщику, при превышении порогового значения суммы документа, — согласование документа через Docsvision с руководителем с отражением результатов согласования в поле "Комментарий документа 1С"
  • Оформление заявок на оплату в системе Docsvision и передача их на согласование. При положительных результатах согласования оформляется платежное поручение (ПП) в 1С на основании заявки на оплату Docsvision. После оформления ПП проводится контроль факта оплаты, по его результатам в заявке указывается дата оплаты, состояние заявки в Docsvision изменяется
 
 

Docsvision клиент для Microsoft SharePoint

Полнофункциональное рабочее место пользователя, встраиваемое на страницу SharePoint с помощью специальной веб-части.

Позволяет просматривать папки, создавать новые папки и новые документы, открывать и выполнять задания, контролировать выполнение заданий другими пользователями, просматривать простые отчеты в форме представлений навигационной веб-части, а также при необходимости открывать карточки любых приложений Docsvision.

Возможность поиска карточек Docsvision, используя полнотекстовый поиск и сохраненные в системе поисковые запросы. Просматривать свойства карточек и папок. Экспортировать данные, отображающиеся в области просмотра содержимого папки, в файлы формата .csv, .pdf, .rtf и .xls.

 

Обращения граждан 5.0

Основным назначением приложения является автоматизация регламента обработки обращений граждан, согласно действующему законодательству РФ. В частности точное выполнение всех положений ФЗ № 59
«О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации».

Основные возможности:

  • Регистрация обращений граждан, поступающих в устной, письменной форме, по электронной почте, факсу, в том числе и при личном приеме должностного лица и поступающих из внешних автоматизированных систем
  • Рассмотрение обращения, согласование резолюции и ответа должностным лицом
  • Формирование поручений (заданий) по обращению для исполнителей
  • Ведение реестра обратившихся граждан
  • Разграничение прав доступа к данным обращений и информации о заявителях
  • Автоматизация подготовки ответа и отправка ответа заявителю по электронной почте
  • Средства контроля над исполнением заданий по обращениям, наглядные отчеты по исполнительской дисциплине
  • Просмотр статистики по обработке обращений